Pernah ada momen seperti ini: pihak bank menelepon, “Dokumennya kurang satu, surat keterangan kerja ya.” Anda baru sadar, yang dimaksud bukan sekadar surat biasa. Surat keterangan kerja itu singkat, tapi efeknya besar. Salah format sedikit, proses bisa tertahan.
TL;DR: Surat keterangan kerja adalah surat resmi dari perusahaan yang menerangkan status dan data kerja Anda. Versi yang paling aman biasanya memuat kop perusahaan, identitas penandatangan, identitas karyawan, jabatan, masa kerja, tujuan surat, serta tanda tangan. Untuk urusan KPR, bank biasanya sangat teliti pada detail dan kontak kantor. Untuk kebutuhan terkait BPJS, pastikan tujuan surat jelas dan datanya konsisten dengan dokumen lain.
Table of Contents
Apa itu surat keterangan kerja dan bedanya dengan paklaring
Surat keterangan kerja adalah surat resmi dari perusahaan yang pada intinya mengonfirmasi bahwa seseorang bekerja di perusahaan tersebut, termasuk jabatan dan masa kerja. Di praktik sehari-hari, surat ini sering diminta untuk urusan administrasi, mulai dari KPR sampai kebutuhan verifikasi tertentu.
Yang sering bikin orang bingung adalah “paklaring”. Paklaring umumnya mengarah ke surat keterangan pernah bekerja, biasanya diminta ketika hubungan kerja sudah berakhir. Di artikel legal, dasar pembahasan paklaring sering dikaitkan dengan ketentuan dalam KUHPerdata yang mengatur kewajiban pemberi kerja memberikan surat keterangan ketika diminta pekerja saat hubungan kerja berakhir.
Ringkasnya:
- Jika Anda masih bekerja, yang paling lazim adalah surat keterangan kerja atau “surat keterangan masih bekerja”.
- Jika Anda sudah berhenti, yang biasanya diminta adalah paklaring.
Keduanya sama-sama dokumen perusahaan, tetapi konteks dan kalimatnya berbeda. Jadi, pastikan Anda menyebut kebutuhan dengan jelas sejak awal agar HRD tidak mengeluarkan jenis surat yang keliru.
Kapan surat keterangan kerja dibutuhkan di Indonesia
Di Indonesia, surat keterangan kerja paling sering muncul saat ada pihak ketiga yang perlu “pegangan” resmi untuk memverifikasi status kerja Anda. Beberapa skenario yang paling umum:
- Pengajuan KPR
Bank biasanya meminta surat keterangan kerja sebagai bagian dari syarat administrasi. Artikel panduan KPR juga menekankan pentingnya tujuan surat, identitas pemohon, identitas penanggung jawab surat, serta informasi kontak kantor yang jelas. - Keperluan administrasi terkait BPJS Ketenagakerjaan
Dalam praktik, dokumen keterangan kerja sering diminta sebagai pelengkap untuk kebutuhan administratif tertentu. Untuk konteks skala kepesertaan, Satu Data Kementerian Ketenagakerjaan mencatat bahwa sampai Desember 2024, kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan mencapai 65,22 juta orang. Angka sebesar itu menjelaskan kenapa dokumen pendukung administrasi seperti surat keterangan kerja sering sekali berseliweran di dunia kerja. - Verifikasi pekerjaan untuk kebutuhan lain
Misalnya, verifikasi data penghasilan oleh lembaga tertentu, atau syarat administrasi internal. Poin kuncinya sama: pihak ketiga butuh surat yang rapi, jelas, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Catatan kecil yang sering terjadi di lapangan: istilah yang diminta bisa beda-beda antar kota atau instansi. Ada yang menyebut “surat keterangan masih bekerja”, ada yang menulis “surat keterangan karyawan”, ada juga yang spesifik “untuk KPR”. Isinya mirip, tinggal menyesuaikan tujuan dan detail yang diminta.
Struktur dan checklist isi surat keterangan kerja yang paling aman
Agar tidak bolak-balik revisi, gunakan patokan isi minimal yang umumnya diterima lintas kebutuhan. Sebelum masuk ke contoh, berikut checklist yang bisa Anda pakai.
Jawaban singkat yang biasanya dicari: surat keterangan kerja yang “aman” hampir selalu memuat kop perusahaan, identitas penandatangan, identitas karyawan, jabatan, masa kerja, tujuan surat, serta tanda tangan. Untuk KPR, kontak kantor dan alamat sering jadi titik perhatian.
Tabel checklist format surat keterangan kerja
| Elemen | Wajib | Contoh isi singkat | Catatan praktis |
|---|---|---|---|
| Kop surat perusahaan | Ya | Nama PT, alamat, telepon, email | Untuk KPR, kontak kantor sering dicek |
| Judul surat | Ya | “SURAT KETERANGAN KERJA” | Boleh pakai huruf kapital agar tegas |
| Nomor surat | Opsional | 012/HRD/SKK/II/2026 | Tergantung kebijakan perusahaan |
| Identitas penandatangan | Ya | Nama, jabatan, mewakili perusahaan | Pastikan jabatannya jelas |
| Identitas karyawan | Ya | Nama, NIK/KTP (opsional), jabatan | Samakan ejaan nama dengan KTP |
| Masa kerja | Ya | “Bekerja sejak 1 Jan 2023” | Ini bagian yang paling sering salah ketik |
| Status kerja | Opsional | Tetap/kontrak, atau “masih aktif” | Hindari detail sensitif bila tidak diminta |
| Tujuan surat | Ya | “Untuk syarat administrasi KPR” | Tujuan harus eksplisit |
| Penutup + tanda tangan | Ya | Tempat, tanggal, tanda tangan | Stempel jika perusahaan memakai cap resmi |
Kalau Anda sedang mengejar tenggat bank, tabel ini saja sudah cukup untuk menilai apakah draft yang Anda pegang sudah siap diserahkan atau masih rawan ditolak.
Cara meminta surat keterangan kerja ke HRD tanpa canggung
Banyak orang menunda karena takut terdengar merepotkan. Padahal, HRD biasanya sudah sering mengurus surat keterangan kerja. Supaya prosesnya mulus, lakukan ini:
- Hubungi kanal yang tepat
Jika perusahaan punya sistem ticketing atau email HR, gunakan itu. Kalau tidak ada, hubungi PIC HRD atau admin yang biasa menangani surat-menyurat. - Sampaikan tujuan dan format yang dibutuhkan
Sebutkan kebutuhan spesifik, misalnya “untuk syarat administrasi KPR”, dan jika bank memberi ketentuan tertentu, kirimkan poinnya. - Sertakan data agar HRD tidak menebak
Minimal: nama lengkap sesuai KTP, jabatan, divisi, tanggal mulai bekerja, dan pihak tujuan surat (jika diminta). Kalau Anda memerlukan versi bahasa Inggris, sebutkan dari awal. - Minta waktu penyelesaian dengan sopan, bukan menekan
Kalimat yang aman: “Apakah memungkinkan selesai hari ini sebelum pukul 16.00? Jika perlu saya bantu siapkan draft.”
Kalau HRD meminta Anda menyiapkan draft, bagian contoh di bawah bisa langsung dipakai.
Contoh surat keterangan kerja siap pakai untuk 3 kebutuhan populer
Di bawah ini ada 3 contoh surat keterangan kerja yang paling sering diminta. Silakan sesuaikan dengan kebijakan perusahaan Anda.
1) Contoh surat keterangan kerja untuk KPR
KOP SURAT PERUSAHAAN
(Nama Perusahaan)
(Alamat)
(Telepon) | (Email)
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Penandatangan]
Jabatan: [Jabatan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan]
Alamat: [Alamat Perusahaan]
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Karyawan]
Nomor KTP: [Nomor KTP, jika diperlukan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Alamat: [Alamat Domisili, jika diperlukan]
Adalah benar karyawan di [Nama Perusahaan] dan masih aktif bekerja sejak [Tanggal Mulai Bekerja] sampai dengan saat surat ini dibuat.
Surat keterangan kerja ini dibuat untuk keperluan: syarat administrasi pengajuan KPR.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat], [Tanggal]
[Penandatangan]
[Jabatan]
(Tanda tangan dan stempel bila ada)
Catatan: untuk urusan KPR, panduan KPR menekankan pentingnya tujuan surat, identitas pihak terkait, dan informasi kantor yang jelas. Jadi jangan lupa nomor telepon kantor yang aktif.
2) Contoh surat keterangan kerja untuk kebutuhan administrasi BPJS
KOP SURAT PERUSAHAAN
(Nama Perusahaan)
(Alamat)
(Telepon) | (Email)
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Penandatangan]
Jabatan: [Jabatan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan]
Menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Masa kerja: sejak [Tanggal Mulai] sampai saat ini
Status: masih aktif bekerja di [Nama Perusahaan]
Surat ini dibuat untuk keperluan administrasi terkait BPJS Ketenagakerjaan sesuai kebutuhan yang bersangkutan.
[Tempat], [Tanggal]
[Penandatangan]
[Jabatan]
(Tanda tangan dan stempel bila ada)
Catatan: bagian “tujuan surat” sebaiknya spesifik mengikuti kebutuhan administrasi Anda. Bila instansi meminta frasa tertentu, salin frasanya agar tidak bolak-balik revisi.
3) Contoh surat keterangan masih bekerja untuk kebutuhan umum
KOP SURAT PERUSAHAAN
(Nama Perusahaan)
(Alamat)
(Telepon) | (Email)
SURAT KETERANGAN MASIH BEKERJA
Nomor: [Nomor Surat]
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Penandatangan]
Jabatan: [Jabatan]
Menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Divisi: [Divisi]
Telah bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Mulai] dan sampai saat ini masih aktif bekerja.
Surat ini dibuat untuk keperluan [Tuliskan Keperluan].
[Tempat], [Tanggal]
[Penandatangan]
[Jabatan]
Ini tipe surat keterangan kerja yang paling fleksibel. Cocok ketika instansi tidak meminta format khusus, tetapi tetap butuh dokumen resmi.
Dasar hukum paklaring dan kenapa penting untuk Anda pahami
Kalau Anda sedang membahas paklaring, terutama setelah resign atau pemutusan hubungan kerja, ada baiknya memahami dasar rujukannya. Artikel legal di Hukumonline menjelaskan rujukan KUHPerdata yang pada intinya menyatakan pemberi kerja wajib memberikan surat keterangan kepada pekerja saat hubungan kerja berakhir, atas permintaan pekerja.
Ini bukan sekadar teori. Di praktiknya, pemahaman ini membantu Anda:
- Menjelaskan kebutuhan secara tepat kepada HRD, apakah butuh surat keterangan kerja aktif atau paklaring.
- Meminta surat dengan lebih tenang karena Anda paham rujukan kewajibannya.
- Menghindari salah kaprah saat instansi meminta “bukti pernah bekerja” tetapi Anda malah membawa surat “masih bekerja”.
Jika terjadi penolakan, langkah paling aman biasanya dimulai dari permintaan tertulis dan menyimpan jejak komunikasi. Setelah itu, barulah mempertimbangkan bantuan formal sesuai kebutuhan Anda.
Kesalahan umum yang bikin surat keterangan kerja ditolak
Penolakan biasanya bukan karena isinya “salah besar”, tetapi karena detail kecil yang membuat pihak ketiga ragu.
- Nama tidak sama persis dengan KTP atau dokumen pengajuan
- Masa kerja tidak jelas, tanggal mulai bekerja kosong, atau format tanggal membingungkan
- Tujuan surat tidak disebutkan
- Tidak ada kontak kantor yang bisa dihubungi, terutama untuk KPR
- Penandatangan tanpa jabatan, atau jabatannya tidak ditulis
- Surat tanpa kop perusahaan, padahal diminta sebagai dokumen resmi
Kalau Anda ingin aman, lakukan cek cepat: baca ulang nama, tanggal, tujuan, lalu pastikan ada nomor telepon kantor yang aktif.
Baca Juga : Personal Branding Adalah: Arti, Contoh, dan Cara Membangun
FAQ
1) Apakah surat keterangan kerja sama dengan paklaring?
Tidak selalu sama. Surat keterangan kerja umumnya dipakai untuk menerangkan Anda masih bekerja atau status kerja saat ini. Paklaring biasanya menerangkan Anda pernah bekerja dan sering diminta setelah hubungan kerja berakhir. Karena konteksnya beda, kalimat dan tujuan suratnya juga beda. Jika ragu, jelaskan kebutuhan Anda ke HRD sejak awal.
2) Apakah perusahaan wajib memberikan paklaring?
Rujukan yang sering dipakai adalah ketentuan KUHPerdata yang dibahas dalam artikel legal. Intinya, pemberi kerja wajib memberi surat keterangan kepada pekerja saat hubungan kerja berakhir jika diminta. Penjelasan ini dapat Anda jadikan pegangan saat meminta paklaring secara formal.
3) Apa saja isi minimal surat keterangan kerja untuk KPR?
Biasanya memuat kop perusahaan, identitas penandatangan beserta jabatan, identitas pemohon, jabatan, masa kerja, tujuan surat untuk administrasi KPR, lalu penutup dengan tanda tangan. Banyak panduan KPR juga menekankan pentingnya alamat dan kontak kantor yang jelas untuk verifikasi.
4) Siapa yang sebaiknya menandatangani surat keterangan kerja?
Idealnya pejabat yang berwenang mewakili perusahaan, seringnya HRD, atasan langsung yang ditunjuk, atau manajer administrasi sesuai kebijakan internal. Yang penting, jabatan penandatangan ditulis jelas dan suratnya menggunakan kop perusahaan. Ini membuat pihak ketiga lebih yakin bahwa surat tersebut resmi.
5) Bagaimana cara meminta surat keterangan kerja jika sedang dikejar deadline bank?
Sampaikan tujuan dan tenggat dengan jelas, lalu berikan data lengkap agar HRD tidak perlu bolak-balik bertanya. Jika bank memberi format khusus, kirimkan poinnya. Anda juga bisa menawarkan menyiapkan draft menggunakan template, supaya HRD tinggal memeriksa dan menandatangani. Setelah jadi, cek ulang nama dan masa kerja.
6) Apakah surat keterangan kerja harus memakai stempel perusahaan?
Tidak semua perusahaan mewajibkan stempel. Namun, beberapa instansi atau bank bisa lebih nyaman jika ada cap, terutama untuk KPR. Jika perusahaan Anda memang punya kebiasaan memakai stempel untuk surat resmi, sebaiknya ikut kebiasaan itu. Kalau tidak ada stempel, pastikan identitas penandatangan, jabatan, dan kontak kantor jelas.
7) Apa hubungan surat keterangan kerja dengan BPJS Ketenagakerjaan?
Surat keterangan kerja sering dipakai sebagai dokumen pendukung administrasi tertentu, tergantung kebutuhan layanan dan permintaan instansi. Dalam konteks skala, Satu Data Kementerian Ketenagakerjaan mencatat kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan mencapai 65,22 juta orang per Desember 2024, jadi kebutuhan administrasi terkait status kerja memang sangat umum.
